TRATO INDIVIDUALIZADO

Nuestra gestión se basa sobre todo en la diferenciación práctica que hacemos de cada Comunidad de Propietarios, adaptando nuestro trabajo a las necesidades que pueda tener y estudiando todas las posibilidades de su gestión, ofrecemos soluciones a cada problema que se pueda plantear, dejando con plena libertad a la Junta de Propietarios para que esta apruebe y decida lo que crea más conveniente para si.

Pensando en su Comunidad, nosotros creemos que sería adecuado mantener un contacto periódico y regular con el Presidente, ( y vicepresidente si fuera menester) con el fin de intercambiar impresiones y estimular las distintas iniciativas que se pueda proponer, dando cuenta de las actuaciones realizadas, además de las reuniones que con carácter puntual se necesitaran o de las Juntas que con carácter periódico fuera necesario convocar con los vecinos.

CUENTA PROPIA

Nosotros entendemos que cada Comunidad debe saber en cualquier momento los fondos o el dinero del que dispone, por lo que somos partidarios de que cada Comunidad tenga su propia cuenta corriente, separada de la del resto de Comunidades, ello supone que su Comunidad sólo va a pagar sus propios gastos y que recibirá los intereses que su cuenta bancaria le ofrece de forma individua

CONSTITUCIÓN DE LA COMUNIDAD

Gestionaremos la presentación de cuantos documentos sean necesarios para que la Comunidad este totalmente en regla, como si fuera una gestión ordinaria más.

La Comunidad para estar totalmente legalizada necesita además de los Estatutos propios de la Finca:

1º.- La legalización de su libro de actas.

2º.- la obtención de un NIF.

3º.- La celebración de una Junta que con carácter Constituyente se celebrara por los vecinos-propietarios, momento a partir del cual la Comunidad estaría válidamente constituida.

DOMICILIACIÓN DE RECIBOS

En todas las Comunidades gestionadas por nuestro despacho aconsejamos como forma de pago la domiciliación bancaria de los recibos, con lo que se consigue de forma rápida y clara disminuir el número de posibles deudores que la Comunidad pueda tener, a la vez que se logra que todos los copropietarios paguen al mismo tiempo.

Para el caso de su Comunidad prepararíamos un impreso de domiciliación bancaria que sería entregado a los propietarios que no utilicen el sistema de la domiciliación como forma de pago para incrementar el numero de recibos domiciliados, evitando de esta forma el que algunos propietarios no abonen su cuota hasta final del trimestre, reduciéndose igualmente el número de propietarios que abonen su cuota en metálico con el riesgo que ello conlleva en ocasiones.

BUSQUEDA DE PRESUPUESTOS

Desde nuestro despacho nos encargamos siempre de la búsqueda de al menos tres presupuestos para cualquier obra o reparación extraordinaria que haya que realizarse, independientemente de los que puedan presentar los Copropietarios, siempre y cuando no nos encontremos con situaciones de extrema urgencia en cuanto a su solución, en cuyo caso disponemos de una gran cartera de profesionales de todas los sectores, albañilería, fontanería, pintura, electricidad, mantenimientos de grupos de presión, etc. que acudirían a la mayor brevedad posible a solucionar o reparar las averías y desperfectos que hayan podido acontecer.

Es muy importante en una Comunidad, negociar bien desde un principio todos los contratos de mantenimiento (es muy importante por ejemplo el mantenimiento del ascensor, la empresa de limpieza o el seguro comunitario) para evitar malos servicios o sobre-costes innecesarios.

REVISIÓN DE CONTRATOS

Periódicamente revisamos de forma minuciosa todos los contratos de servicios o mantenimientos que la Comunidad pueda tener, con el fin de rebajar costes excesivos, o obtener mejoras en la calidad del servicio contratado.

LIQUIDACIONES A GASTOS REALIZADOS

Nuestro sistema más habitual de realizar las liquidaciones es el conocido como a gastos realizados, es decir en cada liquidación, generalmente trimestral, cuantificamos el total de gastos que se han soportado en el trimestre para a partir de dicha cantidad asignar a cada propietario, de forma individual, según su coeficiente de participación la cantidad que corresponde pagar en ese trimestre.

Aunque lo anterior no es obstáculo para realizar un control presupuestario ya que anualmente realizaríamos un presupuesto detallado, teniendo en cuenta tanto los gastos como los ingresos del año anterior, obteniendo comparativamente la información necesaria para estudiar que es lo que cada vez se tiene que mejorar.

COMUNICACIÓN INDIVIDUALIZADA DE DEUDAS

Junto a cada liquidación podemos enviar a los propietarios que puedan tener un recibo pendiente comunicación de los mismos, previniendo de esta forma contra la posible morosidad que la Comunidad puede tener.

Además de lo anterior a lo largo del trimestre vamos avisando de forma reiterada a los morosos, bien sea a través de cartas certificadas, bien a través de llamadas telefónicas de las deudas que tienen con la Comunidad para reducir las mismas.

En algunas Comunidades en que los Copropietarios lo han solicitado la relación de morosos no solo es notificada al que debe, sino que en la hoja de situación antes mencionada se acompaña relación de todos lo deudores que es recibida por todos lo propietarios.( Es un sistema opcional que se debería aprobar previamente.)

A) Ventajas económicas en cuanto a honorarios por demandas a morosos o de aquellas reclamaciones que se tuvieran que realizar, igualmente todos los trámites para la plena legalización de la finca estarían incluidos en nuestra gestión sin sobrecoste alguno; por ejemplo libro de actas, N.I.F., Junta Constituyente, solicitudes de vados para garajes etc.)

B) Celebración de reuniones o cuantos controles sean necesarios con la Junta .

C) Cuenta corriente propia de la Comunidad.

D) Máxima domiciliación posible de recibos, arbitrando formas para tender a conseguir la domiciliación de todos los recibos.

E) Búsqueda de presupuestos, siempre al menos tres, siendo la Junta Directiva o la Asamblea General la que decida.

F) Revisión de todos los contratos de la Comunidad, búsqueda de mejoras en la calidad de servicios e incluso reducción en algunos precios.

G) Liquidaciones a gastos realizados, aunque con controles presupuestarios anuales.

H) Seguimiento constante de morosos, con constantes avisos tanto telefónicos como por carta.

I) Sistema informático por medio del Programa del Colegio de Administradores de Fincas de Valencia, así como daciones periódicas de cuentas, mediante balances y extractos bancarios.

PRESUPUESTO DE HONORARIOS

Estudiamos los servicios de que dispone, el numero de vecinos y viviendas, con los que cuenta la Comunidad para poder presentar el correspondiente presupuesto.

Atención personalizada

Asignación de un coordinador de ACP MANAGEMENT en a la comunidad para ofrecer una gestión más personalizada: Esta persona es la interlocutora con los responsables de la comunidad, asiste a las juntas de propietarios y hace un seguimiento continuo y personal de la actividad cotidiana de la finca.

Gestión económico-administrativa

Elaboramos la contabilidad en tiempo real. Presupuesto de gastos e ingresos. Tramitación y cobro de recibos. Liquidación y pago de impuestos, retenciones, tasas y arbitrios.

Control de morosidad

Seguimiento y control continuo de los morosos, con reclamación vía judicial sin coste para la comunidad (procedimiento monitorio).

Oficina virtual 

A través de Internet y por medio de una clave personal, los propietarios pueden consultar información de su Comunidad y realizar gestiones varias: Estatutos, póliza de seguro, contratos de mantenimiento, tablón de anuncios, solicitud de certificados, información económica, cambio domiciliación de recibos, reuniones virtuales, noticias, etc.

Mantenimiento del edificio    

Mantenimientos preventivos y correctivos para evitar deterioros de zonas y elementos comunes.

Asesoría jurídica 

Asesoramiento jurídico gratuito en todo lo relativo a Propiedad Horizontal, impagados, defectos de construcción, acuerdos de junta y reclamación entre vecinos.

Siniestros y reparaciones

Todo problema detectado en las revisiones periódicas o comunicado por algún propietario, se procesa mediante una moderna aplicación informática que crea una incidencia y le asigna un número de referencia durante todo el seguimiento.

Reuniones junta de propietarios 

Convocatorias, conducción y levantamiento de actas de las juntas ordinarias y extraordinarias. Ejecución y cumplimiento de todos los acuerdos adoptados de manera ágil y responsable.

Control de servicios contratados

ACP MANAGEMENT verifica y comprueba el cumplimiento de los términos acordados con las distintas empresas de mantenimiento contratadas (limpieza, ascensores, grupo de presión, etc.)

Cuentas Anuales

El amplio balance anual de cuentas anuales se confecciona de manera comprensible y clara, con la máxima transparencia.

Préstamos bancarios 

Tramitación y gestión de préstamos especiales para comunidades, sin firma de avalistas personales, según convenios existentes con entidades bancarias.

Garantías

Nuestra gestión está garantizada mediante seguro de responsabilidad civil por valor de 1.200.000 euros, suscrito mediante el COLEGIO TERRITORIAL DE ADMINISTRADORES DE FINCAS DE BILBAO.